Organik Kimyacılar Derneği (“ORKİMDER” veya ”Dernek”) 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili Kanun’dan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirmektedir.  

Kanun’a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“veri sahibi”) erişimine sunulmaktadır. 

1. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikasının Kapsam ve Amacı 

İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, ORKİMDER’in; 

• Kişisel verilerin toplandığı yöntemler ve hukuki sebepleri, 
• Hangi kişi gruplarının kişisel verilerinin işlendiğini (Veri Sahibi Kategorizasyonu), 
• Veri sahiplerinin hangi kategoride kişisel verilerinin işlendiği (Veri Kategorileri) ve örnek veri türleri, 
• İlgili kişisel verilerin hangi amaçlarla kullanıldığı, 
• Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla alınan teknik ve idari tedbirleri, 

• Kişisel verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği, 
• Kişisel verilerin saklanma süreleri, 
• Veri sahiplerinin kendi kişisel verileri üzerindeki haklarının neler olduğunu ve bu hakları nasıl kullanabileceklerini 

ayrıntılı olarak belirtmektedir.  

1. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri 

ORKİMDER, kişisel verileri basılı formlar, elektronik ortamdaki formlar, Web Siteleri, sosyal medya hesapları, e-posta, posta, CCTV, çerezler, fax, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır. 

1. Veri Sahibi Kategorizasyonu 

ORKİMDER, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplamakta olup, bu kişi gruplarının işbu politikada belirtilen süreç ve hukuki nedenler ışığında genişlemesi söz konusu olabilecektir.  

• Bursiyer, 
• Bursiyer Adayı 
• Yurt Öğrencisi, 
• Yurt Öğrencisi Adayı, 
• Çalışan, 
• Çalışan Adayı 
• Bağışçı, 
• Ziyaretçi 
• Çevrimiçi Ziyaretçi, 
• Eğitimci/İş Çözüm Ortağı/Tedarikçi /Üye Kişi ve Şirketler
• Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri 

	Veri Sahibi	Veri Kategorisi	Veri Türleri
	Bursiyer ve Aday	Kimlik Bilgisi	Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Pasaport Bilgileri (Yabancı Uyruklular için), İmza
		İletişim Bilgisi	Adres (ev/iş), E-posta, Telefon / Cep Telefonu
		Finansal Bilgi	Banka Hesap Bilgileri, Ödeme Bilgileri (Sadece Bursiyerlerden temin edilmektedir.)
		Görsel ve İşitsel Bilgi	Fotoğraf
		Özel Nitelikli Kişisel Veri	Sabıka Kaydı, Sağlık Raporu
		Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri	Ad-Soyad, İkametgâh, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, SGK belgeleri, Mali Durum Bilgileri
		Diğer	Öğrenci belgesi, okul kayıtları, CCTV,  Öğrenci Başvuru Ve Kayıt Kılavuzu’nda belirtilen diğer bilgiler,
2.	Yurt Öğrencisi ve Adayı	Kimlik Bilgisi	Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali,  Pasaport Bilgileri (Yabancı Uyruklular için), İmza
		İletişim Bilgisi	Adres (ev/iş), E-posta, Telefon / Cep Telefonu
		Görsel ve İşitsel Bilgi	Fotoğraf
		Özel Nitelikli Kişisel Veri	Sabıka Kaydı, Sağlık Raporu
		Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri	Ad-Soyad, İkametgâh, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, SGK belgeleri, Mali Durum Bilgileri
		Diğer	Öğrenci belgesi, okul kayıtları, CCTV,  Öğrenci Başvuru Ve Kayıt Kılavuzu’nda belirtilen diğer bilgiler,
3.	Bağışçı	Kimlik Bilgisi	Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, İmza
		İletişim Bilgisi	Adres bilgisi
		Finans Bilgisi	Bağış Miktarı, makbuz bilgileri, kredi kart bilgisi,
4.	Ziyaretçi	Kimlik Bilgisi	Ad-Soyad, TC Kimlik Numarası, Pasaport Numarası(  Yabancı Uyruklular için)
		İletişim Bilgisi	E-posta, Telefon / Cep Telefonu
		Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi	IP adresi ve Log Kayıtları
		Diğer	Araç Plakası, CCTV
4.	Çevrimiçi Ziyaretçi	İşlem Güvenliği Bilgisi	Şifre, Üye Numarası, Cep Telefonu
		Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi	IP Adresi ve Log Kayıtları
5.	İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi	Kimlik Bilgisi	Ad-Soyad, Cinsiyet, TC Kimlik Numarası, TC Kimlik Bilgileri (Cüzdan seri no, aile sıra no vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Medeni Hali, Meslek Kimlikleri
		İletişim Bilgisi	Adres, E-posta, Telefon / Cep Telefonu
		Finansal Bilgi	Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri, Teminat Mektubu Nüshaları/Fotokopileri
		CV ve Meslek Bilgisi	Öğrenim Durumu, Askerlik Durumu, Sektör Bilgisi , Bağlı Olduğu Organizasyon, İşe Başlama/Bitiş Tarihi, Unvan, Sigorta Bilgileri
		Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi	İmza Sirküleri, Faaliyet Bilgisi, Vekaletname
		Özel Nitelikli Kişisel Veri	Sabıka Kaydı, İmza, Sağlık Bilgisi
		Diğer	Araç Plakası, CCTV, Fotoğraf

1. Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kullanıldığı 

Kişisel veriler, ORKİMDER tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır; 

• Dernek tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi  
• Dernek Faaliyetlerinin Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası 
• İş Sürekliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası  
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası 
• Dernek Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi 
• Dernek Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve İcrası 
• Dernek Dışı ve İçi Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası 
• İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi 
• Talep ve/veya Şikayetlerin Takibi 
• Dernek Hukuk İşlerinin Takibi ve Hukuki Sorumlulukların Yerine Getirilmesi  
• Dernek Faaliyetlerinin Dernek Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası 
• Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi 
• Dernek Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası 
• Dernek Yerleşkeleri ve/veya Tesislerinin Güvenliğinin Temini  
• Dernek Operasyonlarının Güvenliğinin Temini  
• Dernek Yerleşkelerinin ve Taşınırlarının Temini 
• Dernek Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini 
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması 

1. Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlamak Amacıyla Alınan Teknik ve İdari Tedbirler 

ORKİMDER, kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hatalı kullanımını, hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, verilerin ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri alır.  

ORKİMDER, işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır: 

• Anti-Virüs 
• Firewall 
• Erişim yetkilendirme, 
• Erişim şifre yönetimi v.s. 

ORKİMDER’in bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm PC ve Sunucularda periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür. 

Firewall 

ORKİMDER sunucularını barındıran Data Center ve Felaket Kurtarma Merkezleri periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü firewalllarca korunmakta olup, ilgili yeni nesil firewalllar tüm personellerin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır. 

Kullanıcı Tanımlamaları ve Need to Know 

ORKİMDER ve çalışanlarının Dernek sistemlerine olan yetkileri sadece iş tanımları ile gerekli olduğu ölçüde sınırlandırılmış olup, herhangi bir yetki ve görev değişikliği söz konusu olması durumunda sistemsel yetkileri de ivedi olarak güncellenmektedir.  

Bilgi güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi 

ORKİMDER sunucularında ve Firewallarında oluşan olaylar “Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi” sistemine aktarılmaktadır. Bu sistem güvenlik tehdidi oluştuğunda sorumlu personelleri uyarmakta ve ivedi bir şekilde tehdide cevap verilmesi imkanı sağlamaktadır.  

Sızma Testi 

Periyodik olarak ORKİMDER sistemindeki sunuculara ve bilgisayarlarına testi manuel olarak tedarikçi bir firma tarafından yapılmaktadır. Bu test sonucunda oluşan güvenlik açıkları kapatılarak, ilgili güvenlik açıklarının kapatıldığına dair doğrulama testi yapılmaktadır. Ayrıca Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi sistemi tarafından da otomatik olarak sızma testi yapılmaktadır.   

Eğitim Sistemi

ORKİMDER çalışanlarının çeşitli bilgi güvenliği ihlallerine karşı farkındalıklarını artırmak ve bilgi ihlali olaylarında insan faktörünün etkisini en aza indirmek için Eğitim sistemi  kullanılmaktadır. Tüm çalışanlar Siber Güvenlik ve Bilgi Güvenliği eğitimini online olarak almışlardır.  

Diğer 

Kişisel verilerin alındığı web sitesindeki tüm alanlar SSL ile korur. 

Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar. 

Hizmet alınan üçüncü taraflara ait çerezler aracılığıyla işlenen kişisel veriler, üyelik sona erdiği takdirde üçüncü taraflara ait sistemlerden silinmektedir. 

Diğer Tedbirler:

• Mail Gateway
• Sunucu odası şifreleme sistemleri
• Fiziksel güvenlik
• Özel Güvenlik
• Kamera izleme sistemleri
• Penetrasyon testleri
• İki seviyeli yetki kontrol
• SHA 256 bit şifreleme
• GEO IP Kısıtlamaları
• E-posta şifreleme yöntemleri

ORKİMDER’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, ORKİMDER tarafından işletilen platformlara veya ORKİMDER sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, ORKİMDER bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır. 

1. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği 

ORKİMDER kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarmaktadır.  

Bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri aktarımları, ilgili üçüncü tarafın sunduğu güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir. Üçüncü taraflardan alınan hizmetin içeriği ve kapsamına bağlı olarak; veri sahibi kişisel verilerinin aktarımına gerek olmayan tüm hallerde Pseudonymous data (takma adlı veri) kullanılarak aktarım yapılmaktadır. 

Yukarıda belirttiğimiz aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuksal olarak da korunmaktadır. 

	Veri Sahibi	Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?
1.	Bursiyer	Burs ödeme ve takibinin sağlanması için banka ile paylaşılmaktadır.

1. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri 

ORKİMDER işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda  info@orkimder.org bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir: 

Veri Tipi	Saklama Süresi	Hukuki Dayanağı
Bursiyerlere İlişkin Kişisel Veriler	Hukuki ilişki + 10 yıl	İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası
Bursiyer Adaylarına İlişkin Kişisel Veriler	Hukuki ilişki + 5 yıl	İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası
Yurt Öğrencilerine İlişkin Kişisel Veriler	Hukuki ilişki + 10 yıl	İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası
Yurt Aday Öğrencilerine İlişkin Kişisel Veriler	Başvuru tarihi + 5 yıl	İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler	Hukuki ilişki + 10 yıl	6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun
Bağışçılara İlişkin Kişisel Veriler	Hukuki ilişki + 10 yıl	İlgili mevzuat ve sözleşmenin kurulması ve ifası
Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları)	3 ay	Güvenliğin Sağlanması
Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler	2 yıl	5651 Sayılı Kanun
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar	10 yıl	6098 Sayılı Kanun ve İlgili Mevzuat

1. İlgili Kişinin Kişisel Verileri Üzerindeki Haklarının Neler Olduğunu ve Bu Hakları Nasıl Kullanabilecekleri 

İlgili Kişinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir: 

(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, 

(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, 

(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, 

(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, 

(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, 

(6) KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, 

(7) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, 

(8) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, 

(9) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme. 

Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; ORKİMDER Web Sitesi’nden erişebileceğiniz “ KVKK Başvuru Formu”, ve ORKİMDER resmi e-mail adresi info@orkimder.org ve resmi telefon hattı olan 0533 156 47 45 numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.  

2. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Şartları 

ORKİMDER, Dernek faaliyetleri ve süreçleri kapsamında fiziki, elektronik, Web Sitesi, E-mail gibi kanallardan toplayarak işlediği kişisel verileri, Kanun Madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu Madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir. 

ORKİMDER tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.  

ORKİMDER tarafından kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir. 

ORKİMDER tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir. 

ORKİMDER, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’na [info@orkimder.org] linki üzerinden erişebilirsiniz. Bu Politika’da ayrıca Yönetmeliğin öngördüğü periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı 6 ay olarak belirlenmiştir. 

3. Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda Yapılacak Değişiklikler 

ORKİMDER, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme yapılacaktır.